「入管のホームページを見て書類を揃えたはずなのに、追加提出の通知が届いて焦った……」
「会社側と外国人本人のどちらが何を準備すればいいのか分かりにくい」

この記事でわかること

1. 会社の「カテゴリー」によって必要書類は激変する
2. 企業（雇用主）側が準備する書類チェックリスト
3. 外国人（内定者）本人が準備する書類チェックリスト
4. 【2026年4月15日〜】新たに追加された提出書類に注意
5. 実務のプロが教える「不許可リスクを減らす」落とし穴
6. まとめ：スムーズなビジネス始動のために

カテゴリー1：上場企業など（最も書類が少ない）
カテゴリー2：前年の「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」の源泉徴収税額が1,000万円以上の企業
カテゴリー3：前年の源泉徴収税額が1,000万円未満の企業（中小企業の大半がここ）
カテゴリー4：法定調書合計表をまだ提出できない設立間もない新設会社など（最も書類が多い）

☐ 在留資格認定証明書交付申請書（または変更・更新許可申請書）※所属機関用
☐ 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるもののコピー）
☐ 登記事項証明書（履歴事項全部証明書）※発行から3ヶ月以内
☐ 直近期の決算書（貸借対照表・損益計算書）のコピー
☐ 会社案内（パンフレット、またはホームページの概要を印刷したもの）
☐ 雇用契約書（または労働条件通知書）のコピー
☐ 採用理由書（職務内容説明書）※任意ですが、許可の可能性を高めるために実務上必須の重要書類です

☐ 在留資格申請書 ※申請人用
☐ 顔写真（縦4cm×横3cm）※3ヶ月以内に撮影、裏面に氏名記入
☐ パスポートおよび在留カードのコピー（日本国内にいる場合）
☐ 履歴書（学歴・職歴を詳細に記載したもの）
☐ 卒業証明書（または卒業見込み証明書）の原本 ※大学、大学院、日本の専門学校など
☐ 成績証明書（履修科目が業務と関連しているかを確認するため）
☐ 職歴証明書（在職証明書）※学歴ではなく「実務経験（3年〜10年）」で申請する場合に必須
☐ 日本語能力を証明する書類（JLPTの合格証など）※次章の新ルールをご確認ください

■ 所属機関の代表者に関する申告書
カテゴリー3・4の企業が申請する場合、すべての申請で提出が必要になりました。代表者（社長など）が記入する書類です。

■ 言語能力を証明する資料（CEFR・B2相当）
申請職種が「翻訳・通訳」やホテルフロント業務等の「接客」など、主に言語能力を用いた対人業務に従事する場合に提出が必要です。日本語であればJLPT・N2以上やBJTビジネス日本語能力テスト400点以上などが該当します。なお、日本の大学を卒業している場合や日本の専門学校の専門課程を修了している場合などは、B2相当の日本語能力があるものとみなされます。

① 「職務内容」と「専攻科目」のミスマッチ
経済学部卒の外国人に「ITエンジニア」の仕事をさせようとしても、原則として許可は下りません。学校で学んだことと、入社後の仕事内容がどう繋がっているかを論理的に説明する必要があります。

② 新設会社や赤字決算の場合の対策
カテゴリー4（新設会社）や直近が赤字決算の企業の場合、上記のチェックリストに加えて「今後1〜3年間の事業計画書」の提出が不可欠になります。「なぜこの経営状況で外国人を雇用できるのか」を数字で示す必要があります。

③ 内定者の「素行」チェック
すでに留学ビザなどで日本にいる外国人を中途採用する場合、学校の「出席率」や、アルバイトの「オーバーワーク（週28時間超過）」がないかを事前に確認しておかないと、企業側に落ち度がなくても不許可になるおそれがあります。

「自社がどのカテゴリーに属するのか分からない」
「採用理由書をどう書けばいいか不安」
「赤字決算だけど優秀な外国人を採用したい」
「うちの職種は日本語能力の証明が必要？」

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特定行政書士・申請取次行政書士　森本 智恵子
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